Für viele ist der Termin beim Notar ein seltenes Ereignis, oft verbunden mit großen Summen oder wichtigen Lebensentscheidungen. Wer weiß, was ihn erwartet, kann den Termin entspannter angehen und die richtigen Fragen stellen. Dieser Ratgeber zeigt den typischen Ablauf, welche Unterlagen Sie brauchen und worauf Sie vorher achten sollten.
Vor dem Termin: Entwurf und Vorbereitung
Bei Beurkundungen erhalten Sie in der Regel vorab einen Entwurf der Urkunde. Bei Verbraucherverträgen über Immobilien soll er mindestens zwei Wochen vor dem Termin vorliegen (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Nutzen Sie diese Zeit:
- Lesen Sie den Entwurf vollständig und markieren Sie unklare Stellen.
- Prüfen Sie Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Kaufpreis, Fristen und die Beschreibung des Objekts.
- Klären Sie beim Immobilienkauf die Finanzierung: Die Bank muss den Darlehensvertrag zugesagt haben, bevor Sie unterschreiben.
- Rufen Sie im Notariat an, wenn Sie Fragen haben oder Änderungen wünschen. Die Beratung ist in den Gebühren enthalten.
Welche Unterlagen mitbringen?
- Gültiger Personalausweis oder Reisepass aller Beteiligten. Ohne Ausweis kann der Notar nicht beurkunden. Bei ausländischen Staatsangehörigen ggf. Reisepass mit Meldebescheinigung.
- Steuer-Identifikationsnummer bei Immobiliengeschäften; der Notar muss sie dem Finanzamt melden.
- Bei Vertretung einer Firma: aktueller Handelsregisterauszug oder Vollmacht.
- Beim Kauf: Energieausweis, Teilungserklärung und Protokolle der Eigentümerversammlungen (Eigentumswohnung), Baulastenauskunft, falls vorhanden.
- Beim Testament oder Erbvertrag: Übersicht über Vermögen und Familie, frühere Testamente.
- Bei der GmbH- oder UG-Gründung: Gesellschafterdaten, Höhe des Stammkapitals, Firmenname, Unternehmensgegenstand (siehe GmbH-Gründung und UG gründen beim Notar).
Der Termin selbst
- Identifizierung: Der Notar oder seine Mitarbeiter prüfen die Ausweise.
- Vorbefassung: Der Notar fragt, ob er oder ein Sozius in der Sache bereits anderweitig tätig war (§ 3 BeurkG).
- Vorlesen: Die gesamte Urkunde wird vorgelesen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 13 BeurkG) und kein Formalismus: Es ist Ihre letzte Gelegenheit, Fehler zu bemerken.
- Erläuterung und Belehrung: Der Notar erklärt die rechtliche Tragweite, etwa Risiken bei Vorleistungen oder die Bedeutung der Zwangsvollstreckungsunterwerfung.
- Änderungen: Kleinere Korrekturen werden direkt in die Urkunde aufgenommen.
- Unterschrift: Alle Beteiligten und zuletzt der Notar unterschreiben.
Ein Kaufvertrag dauert meist 45 bis 90 Minuten, ein Testament 30 bis 60 Minuten, eine Unterschriftsbeglaubigung nur wenige Minuten.
Sprache und Dolmetscher
Notarielle Urkunden werden in deutscher Sprache errichtet. Spricht ein Beteiligter nicht ausreichend Deutsch, muss die Urkunde übersetzt werden, in der Regel durch einen Dolmetscher (§ 16 BeurkG). Der Dolmetscher muss nicht vereidigt sein, darf aber kein Beteiligter sein. Manche Notare beurkunden auch in englischer Sprache, wenn sie diese ausreichend beherrschen. Klären Sie das bei der Terminvereinbarung.
Vertretung und Vollmacht
Kann ein Beteiligter nicht erscheinen, kann er sich oft durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Bei Grundstücksgeschäften muss die Vollmacht beglaubigt sein. Alternativ handelt jemand vorbehaltlich Genehmigung, und der Vertretene genehmigt später in beglaubigter Form. Ausnahmen: Testament und Erbvertrag (für den Erblasser) sowie der Ehevertrag erfordern die persönliche Anwesenheit.
Nach dem Termin
Der Notar kümmert sich um den Vollzug: Er holt Genehmigungen ein, fragt das Vorkaufsrecht der Gemeinde ab, meldet das Geschäft dem Finanzamt, reicht Anträge beim Grundbuchamt oder Handelsregister ein und verschickt Ausfertigungen und Abschriften. Beim Immobilienkauf erhalten Sie später die Fälligkeitsmitteilung und erst dann zahlen Sie den Kaufpreis. Die Kostenrechnung des Notars kommt meist einige Tage nach dem Termin.
Kosten im Blick
Die Notargebühren sind gesetzlich festgelegt und hängen nicht von der Dauer des Termins ab. Eine Übersicht für gängige Geschäfte bietet der Notarkosten-Rechner; Details zum Immobilienkauf stehen im Ratgeber Notarkosten beim Hauskauf. Ob Sie überhaupt einen Termin brauchen, klärt der Ratgeber Wann muss ich zum Notar?