„Muss das zum Notar?“ – Wer diese Frage stellt, bekommt oft die Antwort: „Ja, aber nur zur Beglaubigung.“ Beglaubigung und Beurkundung klingen ähnlich, sind aber zwei grundverschiedene Dinge. Sie unterscheiden sich im Umfang der Prüfung, in der Haftung des Notars, im Ablauf des Termins und deutlich bei den Kosten. Dieser Ratgeber erklärt die Unterschiede mit Beispielen aus der Praxis.
Die öffentliche Beglaubigung (§ 129 BGB)
Bei der Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar, dass eine bestimmte, von ihm identifizierte Person die Unterschrift vor ihm geleistet oder anerkannt hat. Er prüft den Personalausweis oder Reisepass und vermerkt die Beglaubigung unter dem Dokument. Den Inhalt des Dokuments prüft er nicht. Er muss lediglich ablehnen, wenn er erkennt, dass mit der Urkunde erkennbar unerlaubte oder unredliche Zwecke verfolgt werden (§ 40 Abs. 2 BeurkG, § 4 BeurkG).
Typische Fälle:
- Anmeldungen zum Handelsregister, etwa ein neuer Geschäftsführer
- Zustimmung des Eigentümers zur Löschung einer Grundschuld
- Vorsorgevollmacht, wenn sie auch im Grundbuch verwendet werden soll
- Erbausschlagung, die nicht direkt beim Nachlassgericht erklärt wird
- Vollmachten für Grundstücksgeschäfte, Anträge an das Grundbuchamt
Von der Unterschriftsbeglaubigung zu unterscheiden ist die Abschriftsbeglaubigung: Der Notar bestätigt, dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt. Viele Behörden akzeptieren dafür auch eine amtliche Beglaubigung durch die Gemeinde, die oft günstiger ist.
Die notarielle Beurkundung (§ 128 BGB)
Bei der Beurkundung errichtet der Notar eine Niederschrift über die Erklärungen der Beteiligten. Er muss den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären, über die rechtliche Tragweite belehren und die Erklärungen klar und unzweideutig formulieren (§ 17 BeurkG). Die gesamte Urkunde wird im Termin vorgelesen, von den Beteiligten genehmigt und unterschrieben. Für Fehler in der Gestaltung haftet der Notar.
Beurkundet werden müssen unter anderem:
- Grundstückskaufverträge und Schenkungen von Immobilien (§ 311b BGB)
- Eheverträge (§ 1410 BGB) und Erbverträge (§ 2276 BGB)
- GmbH-Gründungen und die Übertragung von GmbH-Anteilen
- Erb- und Pflichtteilsverzichte
Eine Beurkundung ersetzt immer auch die Beglaubigung (§ 129 Abs. 2 BGB). Umgekehrt gilt das nicht.
Verbraucherschutz bei der Beurkundung
Bei Verbraucherverträgen, vor allem beim Immobilienkauf vom Bauträger oder Unternehmer, soll der Verbraucher den Text des Vertrags in der Regel zwei Wochen vor dem Termin erhalten (§ 17 Abs. 2a BeurkG). So bleibt Zeit, den Entwurf in Ruhe zu prüfen, mit der Bank zu sprechen und Fragen zu sammeln. Bei der bloßen Beglaubigung gibt es diese Schutzvorschrift nicht.
Kosten im Vergleich
Für die Beglaubigung einer Unterschrift fällt eine 0,2-Gebühr nach dem Geschäftswert an, mindestens 20 € und höchstens 70 € (KV 25100 GNotKG). Hat der Notar den Text selbst entworfen, entsteht stattdessen eine Entwurfsgebühr, die sich nach dem Gebührensatz des entsprechenden Beurkundungsverfahrens richtet; die erste Beglaubigung ist dann inklusive. Die Abschriftsbeglaubigung kostet 1 € je Seite, mindestens 10 € (KV 25102).
Für die Beurkundung eines Vertrags fällt meist eine 2,0-Gebühr an (KV 21100), für einseitige Erklärungen wie ein Testament oder eine Vollmacht eine 1,0-Gebühr (KV 21200). Bei einem Geschäftswert von 100.000 € bedeutet das:
- Unterschriftsbeglaubigung: 0,2 × 273 € = 54,60 € zzgl. MwSt.
- Beurkundung einseitige Erklärung: 1,0 × 273 € = 273 € zzgl. MwSt.
- Beurkundung Vertrag: 2,0 × 273 € = 546 € zzgl. MwSt.
Hinzu kommen Auslagen und gegebenenfalls Vollzugsgebühren, wenn der Notar Genehmigungen einholt oder die Unterlagen bei Gericht einreicht. Eigene Werte berechnen Sie mit dem Notarkosten-Rechner.
Online-Beglaubigung und -Beurkundung
Seit August 2022 können bestimmte Vorgänge per Videokommunikation über das Notarportal der Bundesnotarkammer erledigt werden, zunächst vor allem im Gesellschaftsrecht: GmbH-Gründungen mit Bareinlagen und Handelsregisteranmeldungen. Die Identifizierung erfolgt mit dem elektronischen Personalausweis und der Notar-App. Der Anwendungsbereich wurde seither erweitert. Grundstückskaufverträge und Eheverträge erfordern dagegen weiterhin den persönlichen Termin.
Gemeinde, Ortsgericht oder Betreuungsbehörde?
Nicht jede Beglaubigung muss beim Notar erfolgen. Abschriften für Behörden beglaubigen auch Gemeinden. Vorsorgevollmachten kann die Betreuungsbehörde gegen eine Gebühr von 10 € beglaubigen (§ 7 BtOG). In Hessen sind die Ortsgerichte für Unterschriftsbeglaubigungen zuständig. Diese Beglaubigungen genügen aber nicht in allen Fällen; für Handelsregister und Grundbuch ist in der Regel ein Notar nötig.
Fazit
Die Beglaubigung ist ein schneller Identitätsnachweis zu geringen Kosten. Die Beurkundung ist eine umfassende Rechtsdienstleistung mit Beratung, Formulierung und Haftung. Welche Form nötig ist, ergibt sich aus dem Gesetz; im Zweifel klärt das Notariat die Frage beim ersten Anruf. Einen Überblick über alle Fälle gibt der Ratgeber Wann muss ich zum Notar?